Yritysmaailma muuttuu aina vain virtuaalisempaan ja mobiilimpaan suuntaan. Olet sitten kiireinen yrittäjä tai työntekijä isossa yrityksessä, kommunikaation täytyy kulkea nopeasti ja tehokkaasti eri osastojen, alihankkijoiden tai freelancereiden kanssa. Mobiilivideokonferenssi antaa tähän mahdollisuuden.
Mitä mobiilivideokonferenssi tarkoittaa?
Se on kahden tai useamman henkilön välinen neuvottelu, jonka osallistujat ovat fyysisesti eri paikoissa ja he kommunikoivat keskenään kuva- ja ääniyhteyden avulla. Konferenssi käydään verkossa, käyttäen kuvaa, ääntä ja chattia apuna. Vaikka nämä järjestelmät alkuun suunniteltiin käytettäviksi pääasiassa tietokoneessa, on niihin tänä päivänä täydet mahdollisuudet osallistua myös älypuhelimella tai tabletilla.
Muiden muassa Adobe Connect- ja Cisco WebEx -järjestelmiin on mahdollista osallistua mobiililaitteilla, kuten iPhone, iPad, Android-puhelimet ja -tabletit. Tämä vaatii tietysti myös hyvän siirtoyhteyden sekä rauhallisen ja hiljaisen ympäristön, jossa pystyy keskittymään meneillään olevaan tapahtumaan.
Viestinnän perusasioita
Kuten kaikissa ihmisten välisessä viestinnässä, jossa pyritään samaan aikaan tehokkaasti tuloksia ja päätöksiä, on tarpeen noudattaa mobiilikonferenssinkin suhteen tiettyjä perussääntöjä.
Konferenssin vetäjä on yleensä valmistanut materiaalia neuvoteltavasta asiasta etukäteen. Materiaali on hyvä pitää selkeänä ja välttää kaikenlaisia hienouksia. Saattaa olla myös tarpeellista jakaa materiaali osanottajille etukäteen, jotta he ovat samalla viivalla informaation suhteen. Tämä lyhentää myös neuvotteluun käytettävää aikaa. Aikataulu onkin hyvä suunnitella etukäteen ja pysytellä siinä. Vetäjän tehtäviin kuuluu tehdä vielä loppuyhteenveto, jossa käydään läpi mihin päädyttiin ja antaa sekä vastaanottaa palautetta siitä, miten neuvottelu sujui.
Osallistujiin pätevät yleiset käyttäytymisohjeet, kuten neuvottelun alussa esittäytyminen, odottaminen omaa puheenvuoroa ja puhuminen selkeästi. Koska ei olla samassa fyysisessä tilassa, on hyvin vaikeaa, ellei mahdotonta lukea muiden kehonkieltä, jolloin väärinkäsityksiin ja yleiseen hämmennykseen saattaa hukkautua kaikkien aikaa. Kannattaa siis pitää käytös asiallisena.
Yhteydet kannattaa myös testata ennen varsinaisen konferenssin alkua, sekä hakeutua hiljaiseen ja rauhalliseen ympäristöön.
Mobiilikonferenssin tekninen puoli
Aina ei tietenkään neuvotteluun tarvita kuvaa, vaan pelkkä konferenssipuhelu riittää. Ensin voi käydä ostamassa älypuhelimella kengät netistä ja sen jälkeen ottaa konferenssiyhteys yhteistyökumppaneihin.
Älypuhelimelle onkin tarjolla sovelluksia, jotka tekevät eri osapuolien kokoamisen saman neuvottelupöydän ääreen helpoksi. Näistä mainittakoon esimerkkinä Voxeet. Voxeetissa on 3D-äänentunnistamisominaisuus, joka helpottaa tunnistamaan kuka sanoo mitäkin. Siinä ei tarvita myöskään salasanoja tai PIN-numeroita, jolloin sovelluksen käyttö on tehokkaampaa. Sitä voi käyttää kaikilla laitteilla ja päivän mittaan chatata eri osapuolten kanssa tilanteiden keittyessä.
